A lo largo de mi carrera como periodista, que ya supera holgadamente la década (incluso para mi propia sorpresa, porque uno nunca es consciente del paso del tiempo), he tenido la suerte de trabajar mano a mano con profesionales de la comunicación de los que he aprendido mucho y de lo que he ido asumiendo rutinas y métodos que me han parecido objetivamente efectivos y eficientes. Hoy, como periodista freelance, sigo aprendiendo a diario de compañeros de agencias de comunicación con las que colaboro y que tienen una amplia experiencia en determinadas materias como la que me traigo entre manos en el post de hoy: la comunicación de congresos.
Porque sí, la comunicación de congresos es un arte y, como tal, requiere de experiencia, de aciertos y, sobre todo de errores y fracasos, que son los que generan aprendizaje, para acabar puliendo obras perfectas para beneficio de las empresas, asociaciones, sociedades o instituciones que te encargan la labor y hacen un desembolso económico con el deseo de tener el máximo impacto en medios de comunicación.
De mi experiencia y de lo que he aprendido de profesionales que son auténticos expertos en este ámbito salen los consejos que brindo a continuación y que son una receta de éxito en la comunicación de congresos. Éxito, por supuesto, entendido como concepto dentro de la incertidumbre que siempre es dirigirse a los medios de comunicación. Todos esos consejos tienen una misma raíz: la previsión.
1. Sé previsor: La comunicación de un congreso hay que prepararla con tiempo. No es algo que se pueda dejar para la inspiración del último día o, peor aún, para el propio Congreso. Los días de Congreso el tiempo vuela entre la atención a medios y a las necesidades de los propios organizadores, así que es importante llegar al mismo con el trabajo hecho. ¿Y qué es el trabajo hecho? Tener las notas redactadas y validadas por el cliente de antemano, listas para enviar en el momento adecuado, y haber contactado con los medios especializados y locales para gestionar entrevistas y exclusivas con expertos, ponentes y organizadores.
2. Céntrate en la conferencia inaugural: La única nota de prensa que no puedes llevar hecha de antemano es la de la conferencia inaugural, así que saca tu bloc de notas, tu tablet o tu ordenador portátil y apunta lo más relevante de lo que exponen cada uno de los ponentes. A estas conferencias suelen asistir representantes políticos e institucionales así que aprovecha su gancho, sobre todo a nivel local, para conseguir impactos en medios y visibilidad para el congreso con sus declaraciones.
3. Elige bien los temas de las notas de prensa: No se puede enviar una nota de prensa por cada conferencia del congreso, porque al final saturaríamos a unos medios que ya reciben cientos de notas cada día. Eso es obvio. Pero también lo es que hoy en día cada vez menos periodistas salen de la redacción para cubrir informaciones, así que hay que hacérsela llegar a la bandeja de entrada de su email. Lo ideal es enviar una nota por día de congreso, así que hay que consensuar los temas con los organizadores. En este punto es muy importante poner en liza nuestros conocimientos como periodistas de los medios de comunicación: qué temas les pueden interesar, qué está de actualidad, qué titular va a llamar más la atención, la importancia de los datos y las estadísticas… La idea es que el periodista reciba la nota de prensa y entre enviarla a la papelera de su correo electrónico o rebotarla en su medio o agencia, opte por lo segundo. Una vez decididos los temas volvemos al punto uno: sé previsor, contacta con las fuentes y prepara la nota de prensa con toda la antelación posible al congreso.
4. Piensa en local: Ya he hecho referencia a esta actitud en el punto referente a la conferencia inaugural, pero este pensamiento local debe ir más allá. ¿En qué ciudad se celebra el congreso? ¿Existe algún tema relacionado con el congreso o la asociación, sociedad, federación organizadora que pueda tener un impacto local? ¿Existe algún déficit en servicios sociales al respecto? ¿Es la provincia o Comunidad puntera en algo relacionado con el tema a tratar? Si es así, intenta sacar partido con una nota de prensa o intentando vender entrevistas o exclusivas a medios locales. Muchas veces, aunque sea a un nivel más pequeño, estos medios tienen un capacidad de influencia superior a la que otorgamos en nuestro imaginario a medios nacionales.
5. Ten una buena base de datos: Esto es un fundamental para cualquier periodista/agencia que se dedique a la comunicación de congresos. Es básico tener una buena base de datos de medios (generalistas, locales y especializados en el tema en cuestión) y relación con periodistas que puedan hacerse eco de las noticias que les propones. Y en este sentido, como en todo lo anterior, también es básica la previsión y el trabajo realizado durante meses en la creación de esa agenda.